Digitalisez l’ensemble des processus de comptabilité fournisseur !
Souvent long et chronophage, la gestion des dossiers fournisseurs représente un coût non négligeable pour les entreprises. Entre une obligation légale et une réduction des coûts, la dématérialisation des dossiers fournisseur représente ainsi une réelle opportunité. Découvrez comment Zeendoc, un outil complet, simple et intuitif de dématérialisation et de gestion documentaire vous facilitera la gestion de ces documents.
La facturation électronique, une obligation entre 2024 et 2026
Le projet de loi de finance 2020 prévoit l’obligation légale pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, établies en France, d’émettre et d’accepter des factures au format électronique.
Les obligations de facturation électronique seront imposées :
- 2024 : à compter du 1er juillet pour les grandes entreprises.
- 2025 : à compter du 1er janvier pour les entreprises de tailles intermédiaires.
- 2026 : à compter du 1er janvier pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro entreprises.
La réception des factures fournisseurs
Le traitement des courriers s’effectue de 2 formats :
- Format papier via un scan.
- Format numérique (PDF, JPEG, DOC, XLS, PPT, PNG, Factur-X*…).
C’est un nouveau format de facture électronique standardisé aux normes européennes. Elle se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML.
Les nombreux avantages de la Factur-X : La possibilité pour l’ensemble des collaborateurs d’accéder à des documents lisibles. Des échanges plus rapides et plus précis avec les fournisseurs. L’automatisation des tâches, permettant aux collaborateurs d’être plus efficace. La réduction des coûts : en effet, les charges relatives à la création d’une facture s’élèvent en moyenne à 8,75 euros / facture à l’heure actuelle. Une situation qui pourrait être largement atténuée, en faisant passer le coût d’une facture à 3,2 euros (source GALIA / GS1) ; Facilite vos échanges commerciaux européens.
Le dépôt et l’indexation des factures fournisseurs
Zeendoc est doté d’un système d’auto-apprentissage. Il lui faut en moyenne 3 dépôts pour apprendre à lire automatiquement les factures d’un fournisseur. Une collecte automatique de vos factures électroniques est également possible avec plus de 400 connecteurs sur les espaces clients de vos fournisseurs.
Concernant l’indexation, Zeendoc examine les informations (type de documents, fournisseur, adresse, date, numéro de facture, montant HT et TTC,TVA, …) des factures pour ensuite les cataloguer.
Les circuits de validation des factures fournisseurs
Lorsque la facture est déposée et indexée sur Zeendoc, il y a deux possibilités :
- La validation, la facture peut donc être payée.
- Le refus, le logiciel envoie une alerte à la personne concernée.
Les passerelles comptables
Une imputation comptable automatique est proposée selon votre plan comptable. Zeendoc dispose même de plus de 60 passerelles comptables vers les principaux éditeurs du marché.
Les alertes et contrôles des factures fournisseurs
Avant l’import, Zeendoc propose automatiquement de :
- Marquer les documents afin d’éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures ;
- Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder également à la facture en un clic pour vérification.
Zeendoc vous alerte aussi au moment des dates de paiement y compris des paiements dépassés ainsi que sur les échéances des contrats fournisseurs.
Le logiciel de dématérialisation effectue également :
- des rapprochements des commandes et des factures,
- le contrôle des montants,
- les extraction de lignes et enfin,
- la ventilation des factures ligne par ligne.
