À partir du 1er août 2026, les professionnels habilités au SIV, Système d’Immatriculation des Véhicules, devront respecter de nouvelles obligations en matière d’archivage, de conservation et de traçabilité des dossiers d’immatriculation.
Cette évolution réglementaire concerne directement les professionnels de l’automobile qui réalisent des démarches d’immatriculation pour le compte de leurs clients : concessions, garages, négociants automobiles, loueurs, centres VHU, experts ou encore démolisseurs.
Pour ces entreprises, l’enjeu est clair : disposer d’une solution fiable pour conserver les dossiers, les retrouver rapidement et les mettre à disposition en cas de contrôle administratif. Anticiper cette échéance permet de sécuriser son activité et de préserver son habilitation SIV.
Que prévoit la nouvelle réglementation SIV ? Et qui est concerné ?
La réglementation SIV évolue afin de renforcer la gestion, la conservation et la traçabilité des dossiers d’immatriculation. Une période de transition est prévue jusqu’au 1er août 2026, date à partir de laquelle les professionnels habilités devront être en conformité avec les nouvelles exigences.
Concrètement, chaque professionnel concerné devra être en mesure de :
- conserver les dossiers d’immatriculation pendant 5 ans ;
- garantir l’intégrité et la traçabilité des documents ;
- fournir rapidement les pièces demandées en cas de contrôle ;
- permettre l’accès aux dossiers à distance par l’administration ;
- disposer d’une solution d’archivage conforme.
Ces obligations impliquent une organisation rigoureuse des dossiers. Chaque demande d’immatriculation peut contenir plusieurs documents : carte grise, certificat de cession, mandat d’immatriculation, justificatif d’identité, justificatif de domicile, contrôle technique ou encore documents spécifiques selon le type de véhicule ou la situation du client.
La gestion manuelle ou dispersée de ces pièces peut rapidement devenir complexe. Documents incomplets, recherches chronophages, erreurs de classement ou manque de traçabilité peuvent fragiliser l’entreprise en cas de contrôle.
Qui est concerné par ces nouvelles obligations ?
Les nouvelles exigences SIV concernent l’ensemble des professionnels habilités à effectuer des démarches d’immatriculation pour le compte de leurs clients.
Sont notamment concernés :
- les concessions automobiles ;
- les garages ;
- les négociants automobiles ;
- les loueurs ;
- les experts automobiles ;
- les centres VHU ;
- les démolisseurs ;
- les broyeurs ;
- plus largement, tous les professionnels amenés à constituer, gérer ou transmettre des dossiers d’immatriculation.
Pour ces acteurs, la conformité ne repose pas uniquement sur la conservation des documents. Elle suppose aussi de pouvoir prouver que les dossiers sont complets, accessibles, sécurisés et correctement archivés pendant toute la durée réglementaire.
Quels sont les risques en cas de non-conformité ?
Le principal risque en cas de non-conformité est la suspension ou le retrait de l’habilitation SIV.
Pour un professionnel de l’automobile, cette situation peut avoir des conséquences directes sur l’activité : impossibilité de réaliser certaines démarches pour les clients, perte de temps administratif, désorganisation interne et impact sur la qualité de service.
Au-delà de l’obligation réglementaire, l’archivage conforme des dossiers SIV devient donc un enjeu opérationnel. Il permet de sécuriser les démarches, de limiter les erreurs et de répondre plus sereinement aux demandes de l’administration.
Comment Zeendoc répond aux exigences SIV ?
Avec Zeendoc, Burologic accompagne les professionnels de l’automobile dans la dématérialisation et l’archivage conforme de leurs dossiers SIV. La solution permet de centraliser l’ensemble des documents dans un espace sécurisé, tout en facilitant leur classement, leur recherche et leur conservation.
Archivage conforme pendant 5 ans
Les dossiers SIV sont archivés pendant la durée réglementaire de 5 ans dans un système d’archivage électronique certifié NF 461. En effet, les documents sont conservés dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur valeur probante.
Centralisation des dossiers
Tous les documents liés à un dossier d’immatriculation sont regroupés dans une base unique. Les équipes disposent ainsi d’un accès clair, organisé et sécurisé aux pièces nécessaires.
Recherche instantanée
Grâce au moteur de recherche multic ritères, les utilisateurs peuvent retrouver rapidement un dossier ou un document à partir d’une information clé, comme un numéro d’immatriculation, un nom ou une référence.
Traçabilité des actions
Chaque action réalisée sur un dossier peut être historisée : dépôt, consultation, modification, validation. Cette traçabilité renforce la fiabilité des processus internes et facilite la justification des opérations en cas de contrôle.
Contrôles administratifs simplifiés
En cas de demande de l’administration, les documents peuvent être retrouvés rapidement et mis à disposition de manière sécurisée. Les équipes gagnent en réactivité et réduisent le stress lié aux contrôles.
Pourquoi choisir Burologic pour votre conformité SIV ?
Mettre en place une solution d’archivage conforme ne consiste pas seulement à installer un outil. Il faut aussi analyser l’organisation existante, structurer les dossiers, paramétrer les accès et accompagner les utilisateurs.
En choisissant Burologic, vous bénéficiez d’un accompagnement complet :
- audit de vos besoins et de votre organisation actuelle ;
- conseil sur la structuration de vos dossiers SIV ;
- paramétrage de la solution Zeendoc ;
- formation des utilisateurs ;
- accompagnement local ;
- support technique de proximité.
Notre objectif est de vous aider à aborder l’échéance du 1er août 2026 avec une solution claire, conforme et adaptée à votre activité.
Anticipez dès maintenant l’échéance du 1er août 2026
La mise en conformité des dossiers SIV ne doit pas être traitée au dernier moment. Plus la démarche est anticipée, plus il est simple d’organiser les documents, de former les équipes et de sécuriser les processus internes.
Avec Zeendoc et l’accompagnement Burologic, vous disposez d’une solution fiable pour centraliser, sécuriser et archiver vos dossiers d’immatriculation en conformité avec les nouvelles exigences SIV.
Contactez les équipes Burologic pour découvrir la solution adaptée à votre activité et préparer sereinement l’échéance du 1er août 2026.
